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TIP EXCEL Nº 007: Elaboración de formato de kardex valorado de existencias

 

Tema                                         :

Formato de Kardex de mercaderías

Objetivo del TIP                           :

Dar a conocer una propuesta de fórmulas y formatos para un kardex o tarjeta de control de existencias valorada utilizando el método de valuación de existencias promedio móvil.

¿Qué encontrará en este TIP?        :

- Formateo de celdas de textos, numéricas y fechas

- Formateo de bordes exterior e inferior.

- Fórmulas para determinar costos totales y costo

promedio.

- Funciones: redondear y si (condicional)

 

En este TIP vamos desarrollar los formatos y fórmulas para configurar un kardex o tarjeta valorada de control de mercaderías. Con este fin vamos a suponer datos relacionados a una compañía comercializadora de artefactos electrodomésticos que utiliza el método de valuación de existencias promedio. A continuación el detalle de los datos de la empresa, el producto que comercializa y las operaciones supuestas.

 

Enunciado

 

1.-       Datos de la empresa, periodo y producto:

          Razón Social                      :        Comercial Córdova S.A.

          Periodo de operaciones        :        Mes de enero del 2006

          Producto                           :        Lavadoras Marca Automatic

          Código                              :        M001

          Unidad de Medida               :        Unidades

          Color                                :        Blanco

 

2.-       Datos de las operaciones del periodo:

          Saldo inicial al 01/01/06       :        15 unidades a 150.00 U.M. cada una

          Compra del 03/01/06 :        10 unidades a 155.00 U.M. cada una

          Ventas del 04/01/06           :        5 unidades

          Ventas del 06/01/06           :        2 unidades

          Ventas del 09/01/06           :        10 unidades

          Compra del 11/01/06 :        10 unidades a 160 U.M. cada una

          Ventas del 12/01/06           :        6 unidades

          Ventas del 16/01/06           :        7 unidades

          Compra del 19/01/06 :        15 unidades a 162 U.M. cada una

          Ventas del 23/01/06           :        8 unidades

          Ventas del 26/01/06           :        4 unidades

          Ventas del 30/01/06           :        2 unidades

 

Solución

 

Primer Paso: Hacer el formateado general de la hoja.

1.-      Colocamos el nombre de la compañía en la parte superior izquierda y luego colocamos el título del formato, los datos generales del producto y los encabezados de las columnas del formato:

 

         

2.-      Procedemos a realizar el formateo general de la hoja para que tenga una presentación adecuada.

 

2.1-    El título: KARDEX VALORADO lo centramos entre las columnas A y J. Para ello seleccionamos las celdas desde A3 hasta J3 y luego hacemos clic en el botón Combinar y Centrar de la barra de formato.

 

 

          Como resultado tendremos lo siguiente:

 

 

2.2.-   A continuación vamos a realizar un formateo similar con los encabezados ENTRADAS, SALIDAS y SALDO del cuadro.

*      Seleccionar desde D7 hasta E7

*      Clic en el botón Combinar y Centrar

*      Seleccionar desde F7 hasta G7

*      Clic en el botón Combinar y Centrar

*      Seleccionar desde H7 hasta J7

*      Clic en el botón Combinar y Centrar

 

 

          Como resultado debe quedar de la siguiente manera:

 

                                     

2.3.-   Ahora vamos a modificar los anchos de columna para adecuarlos a la información que va a ir en cada una de ellas. Para ello nos ubicamos en medio de la letra de cada columna y la siguiente (por defecto las columnas de Excel vienen con ancho de 10.71) y arrastramos hacia la derecha o izquierda y soltamos.

*      La columna descripción le vamos a poner ancho 14.00

 

 

                   Las otras columnas que van a ser modificadas en su ancho son las siguientes:

*      Las columnas D8, F8 y H8 le vamos a poner ancho 6.00

 

 

 

2.4.-   Obsérvese que el contenido de la celda G6 ha quedado muy pegado a la celda I6. Entonces vamos a mover el contenido de las celdas G5 y G6 a las celdas F5 y f6. Para ello seleccionamos G5 y G6 pulsamos el botón cortar o CTRL-X y luego nos ubicamos en F5 y pulsamos el botón pegar o CTRL-V.

 

 

2.5.-   A continuación vamos a dar formato a la columna de fecha. Seleccionamos desde A9 hasta A24. Luego vamos al Menú Formato/Celdas

 

 

y elegimos la categoría Fecha y el tipo 14/03/01:

 

 

Aceptar

 

2.6.-   Ahora vamos a dar formato a las columnas Costo Unitario y C.U. En ambos casos deseamos que nos salgan con 6 decimales y con separador de miles. Entonces seleccionamos primero desde la celda C9 hasta C24 y luego, sin borrar la selección anterior y pulsando la tecla Ctrl, con el Mouse seleccionamos desde I9 hasta I24.

 

 

                   Luego vamos al menú Formato/Celdas y elegimos la categoría Número:

         

                  

                   Aceptar

 

2.7.-   Ahora vamos a dar formato a las columnas de Valor. En este caso deseamos que nos salgan con 2 decimales y con separador de miles. Entonces seleccionamos primero desde la celda E9 hasta E24, luego, pulsando la tecla Ctrl con el Mouse seleccionamos desde G9 hasta G24 y finalmente de la misma forma seleccionamos desde J9 hasta J24.

 

 

Luego vamos al menú Formato/Celdas y elegimos la categoría Número:

 

 

2.8.-   A continuación vamos a colocar los bordes necesarios a las celdas para que el formato quede presentable.

          Para ello seleccionamos desde A7 hasta A26 luego, pulsando la tecla Ctrl y con el Mouse, desde B7 hasta B27, con el mismo procedimiento seleccionamos desde C7 hasta C26, desde D8 hasta D26, desde E8 hasta E26, desde F8 hasta F26, desde G8 hasta G26, desde H8 hasta H26, desde I8 hasta I26, desde J8 hasta J26, la celda D7, la celda F7 y la celda H7.

 

 

          Luego pulsamos el botón bordes externos:

 

 

                   y el resultado será el siguiente:

 

 

2.9.-   Ahora vamos a colocar la línea inferior que nos falta desde A8 hasta J8. Seleccionamos ese rango y elegimos borde inferior en el botón correspondiente.

 

 

                   y con esto la apariencia de nuestra hoja estaría terminada.

 

 

          Segundo Paso: Crear las fórmulas antes del ingreso de las operaciones del mes.

 

En la celda C9 vamos colocar una fórmula en la que sólo si la celda B9=”Venta” jale el C.U. anterior (en este caso I8), caso contrario que quede en blanco para colocarle el costo unitario manualmente (en caso sea el saldo inicial o una compra).

 

 

Luego copiamos el contenido de la celda C9 al rango desde la celda C10 hasta C24. Lo podemos hacer estando ubicados en C9 y colocando el puntero del Mouse en el extremo inferior derecho de la celda donde el puntero se convierte en + y arrastramos manteniendo pulsado el clic izquierdo hasta celda 24 y soltamos:

 

 

Aparentemente no hay nada pero si nos ubicamos en cualquiera de las celdas veremos que la barra de fórmulas nos muestra la que corresponde a cada celda.

 

A continuación creamos la fórmula para el valor de las ENTRADAS utilizando la función redondear (es necesario aclarar que no es lo mismo que el formato ya dado a la celda de 2 decimales, ya que este último sólo es visual) y la función SI para que no nos aparezca error en caso el valor de C9 sea “ “ (espacio en blanco):

 

 

Luego seguimos el mismo procedimiento anterior para copiar la celda E9 a las celdas desde E10 hasta E24.

 

 

Luego creamos la fórmula para el valor de las SALIDAS utilizando la función redondear  y la función SI para que no nos aparezca error en caso el valor de C9 sea “ “ (espacio en blanco):

 

 

Luego seguimos el mismo procedimiento anterior para copiar la celda G9 a las celdas desde G10 hasta G24.

 

Luego creamos la fórmula para la cant. del SALDO utilizando la función SI para que en caso se trate del Saldo Inicial jale la cantidad de la celda D9 y en caso contrario calcule el saldo actual.

 

 

El resultado da una Valor no reconocido en Excel, debe aparecer #####. No nos preocupamos porque cuando le ingresemos datos se arreglará esto. Luego copiamos esta fórmula siguiendo el procedimiento descrito anteriormente a las celdas H10 hasta H24.

 

Luego creamos la fórmula para el C.U. del SALDO utilizando la función SI para que en caso se trate del Saldo Inicial jale el costo unitario de la celda C9, en caso sea una compra calcule el costo promedio y en caso sea una venta jale el costo unitario de la celda C9. Para esto vamos a utilizar la función SI anidada (dos veces) y la función redondear para el cálculo del costo promedio.

 

 

A continuación creamos la fórmula para el Valor del SALDO utilizando la función SI para que en caso se trate del Saldo Inicial multiplique H9*I9 y en caso contrario determine el saldo actual en base al saldo anterior y sumando el valor de las entradas y restando el valor de las salidas.

 

 

El resultado que nos va a dar es #¡VALOR! (valor desconocido) pero no nos preocupamos ya que cuando ingresemos datos desaparecerá este error.

 

Ahora copiamos a las filas siguientes hasta la 24 las tres fórmulas de H9 hasta J9. Para ello seleccionamos esas tres celdas y nos ubicamos en el extremo inferior derecho de la celda J9 y arrastamos hasta la fila 24 y soltamos.

 

 

          Tercer Paso:  Ingreso de operaciones y obtención de resultados de las fórmulas ingresadas.

 

 

 

 

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