Comprendiendo los conceptos básicos de FAR y CAS

INTRODUCCIÓN

En Estados Unidos de América, existen regulaciones federales que se deben cumplir si usted es un contratista que realiza negocios y contratos con el gobierno federal. Estas regulaciones son conocidas como FAR y CAS por sus siglas en inglés. A continuación le traemos algunos conceptos básicos de estas regulaciones para ayudar a su comprensión y que le podrían dar una visión mas amplia de lla manera de hacer negocios con este país.

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REGLAMENTO FEDERAL DE ADQUISICIONES (FAR – Federal Acquisition Regulation)

Según el gobierno de USA, FAR es “la regulación principal para uso de todas las agencias del Ejecutivo Federal en su adquisición de suministros y servicios con fondos apropiados”. El propósito de FAR es proporcionar un conjunto de políticas y procedimientos uniformes y consistentes dentro del proceso de adquisición federal.

NORMAS DE CONTABILIDAD DE COSTOS (CAS – Cost Accounting Standards)

Es un conjunto de estándares y reglas establecidas por el gobierno federal para ayudar a lograr uniformidad y consistencia en los principios de contabilidad de costos dentro de la contratación federal. CAS también establece regulaciones que requieren que los contratistas revelen sus prácticas de contabilidad de costos, sigan las prácticas reveladas de manera consistente y cumplan con estándares específicos.

DESCRIPCIÓN GENERAL DE FAR

La aplicación de las FAR es una de las principales diferencias entre contratar con el gobierno federal y contratar con una entidad comercial. Una de las preguntas más comunes que tienen los contratistas en relación con las FAR es: “¿Las FAR se aplican a todas las agencias gubernamentales?” La respuesta es no.

La FAR solo rige los contratos con las agencias del Poder Ejecutivo. Los contratos con el Poder Legislativo y el Poder Judicial se rigen por reglamentos separados. Los contratos con la rama legislativa (es decir, el Congreso) se rigen por el documento titulado “Hacer negocios con la Oficina de Presupuesto del Congreso (CBO)”; los contratos con el Poder Judicial se rigen por la Política Judicial – Volumen 14 (Adquisiciones).

Dicho esto, la mayoría de los contratos con el gobierno federal se rigen por FAR y cada contrato contendrá cláusulas FAR específicas que son aplicables al contrato. Específicamente, FAR es aplicable a:

• Solicitudes (IFB, RFP, RFQ, RFI),

IFB (Invitación a Licitar (Invitation for bids)): Este método competitivo de adjudicación de contratos gubernamentales se utiliza para adquisiciones en las que la agencia sabe exactamente qué y cuánto de todo lo que necesita en el contrato, así como cuándo y cómo se entregarán los productos y servicios. Por lo tanto, el precio se convierte en el único factor: gana el postor más bajo.

RFP (Solicitud de Propuesta (Request for proposal)): Una solicitud de propuesta (RFP) es un documento comercial que anuncia y proporciona detalles sobre un proyecto, así como solicita ofertas a los contratistas que ayudarán a completar el proyecto. La mayoría de las organizaciones prefieren usar RFP y, en muchos casos, los gobiernos solo utilizan solicitudes de propuesta. Una solicitud de propuesta para un programa específico puede requerir que la empresa revise las ofertas para examinar su viabilidad, la salud de la empresa licitadora y la capacidad del licitante para hacer lo que se propone.

RFQ (Solicitud de Cotización (Request for quotations)): Una solicitud de cotización (RFQ), también conocida como invitación a licitación (IFB), es un proceso en el que una empresa solicita a proveedores y contratistas seleccionados que presenten cotizaciones de precios y ofertas para tener la oportunidad de cumplir con ciertas tareas o proyectos. El proceso de RFQ es especialmente importante para las empresas que necesitan un suministro constante de un número específico de productos estándar. Las empresas pueden enviar solamente una RFQ o antes de una solicitud de propuesta (RFP).

RFI (Solicitud de Información (Request for information)): Una RFI se utiliza principalmente para recopilar información que ayude a tomar una decisión sobre qué pasos tomar a continuación. Por lo tanto, las solicitudes de información rara vez son la etapa final y, en cambio, a menudo se utilizan en combinación con la solicitud de propuesta (RFP), la solicitud de licitación (IFB) y la solicitud de cotización (RFQ). Además de recopilar información básica, una RFI se utiliza a menudo como una solicitud enviada a una amplia base de proveedores potenciales con el fin de condicionar las mentes de los proveedores, desarrollar una estrategia, crear una base de datos y prepararse para una RFP, IFB o RFQ.

• Contratos federales Prime
  Son los contratistas principales que trabajan directamente con el gobierno. Ellos administran a los subcontratistas y son responsables de garantizar que el trabajo se complete según lo definido en el contrato. Para convertirse en un contratista principal, primero debe registrar su empresa en el Sistema de gestión de adjudicaciones (SAM (System for Award Management).
• Subcontratos bajo Contratos Federales Prime.
  Un subcontratista federal es una empresa que hace negocios con otra empresa contratista principal federal que tiene contratos directos con el Gobierno Federal. Como parte de hacer negocios con el Gobierno Federal, tanto los contratistas como los subcontratistas federales asumen ciertas obligaciones.

Es responsabilidad del contratista leer cada contrato y comprender cada cláusula FAR a la que se hace referencia en el contrato antes de firmar un acuerdo vinculante.

DESCRIPCIÓN GENERAL DE CAS

El propósito de CAS es promover la uniformidad y consistencia en la contabilidad de costos. El Congreso estableció la Junta de Normas de Contabilidad de Costos (CASB) original en 1970 con 19 normas. La CASB se disolvió en 1980, pero se restableció en 1988 dentro de la Oficina de Política Federal de Adquisiciones (OFPP).

Los requisitos básicos de CAS que se piden a los contratistas son:

• Divulgar la práctica contable
• Seguir la práctica contable
• Cumplir con los estándares (19 en total).

Es importante tener en cuenta que CAS no se aplica a todos los contratistas ni a todos los contratos.

Algunos contratistas estarán sujetos a la cobertura CAS completa (deben seguir los 19 estándares CAS), mientras que otros estarán sujetos a la cobertura CAS modificada (deben seguir solo cuatro de los 19 estándares CAS). Otros pueden estar exentos a todos los estándares.

CONCLUSIÓN

La contratación federal puede ser una de las industrias comerciales más lucrativas a largo plazo. Dicho esto, existe una amplia gama de reglas y regulaciones que acompañan a ese éxito potencial. FAR y CAS son de las más importantes. Este artículo solo le proporciona una visión general de cada una, conocer más ampliamente y familiarizarse con ellas sería de gran beneficio.

Amarilys Catacora
REDContable.com

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