Estrategias para el control de inventario

Elaborado por: Eccer López

Lcdo. en Contaduría Pública

Existen necesidades claves que debe cumplir toda empresa para tener éxito y crecer de manera sustentable, contar con un adecuado control interno que salvaguarde el inventario que es vital, ya que permite medir la eficiencia y productividad de sus operaciones administrativas y contables, específicamente si se centran en las actividades básicas que realizan para ser más competitivo.

En el entorno empresarial; los inventarios, permiten [privado]establecer en qué grado se alcanza los objetivos de la entidad, contar con los sistemas de gestión de inventario automatizados es necesario, ya que combina documentos, procesos, reportes de resultados, bajo una infraestructura programática.

Los óptimos controles de inventario se han convertido en el centro focal, para poder establecer estrategias comerciales, productivas e incluso de control de bienes para las empresas de prestación de servicio, así como para aumentar el rendimiento y mantener la competitividad.

La intención de quien lidera e invierte en una empresa es para la obtención de lucro, es por ello que invertir en un sistema administrativo y contable es contar con una herramienta que proporcione a los usuarios, datos que le permita preparar información de una manera más expedita y confiable en la determinación de existencias y valoración del inventario.

En el presente artículo abordaré estrategias vinculadas con el reconocimiento y la medición, de igual manera compartiré recomendaciones, que espero le sea de utilidad, para robustecer un sistema de control de inventarios y de esta manera salvaguardar tanto la existencia y cuantificar el inventario.

La mejor manera de llevar un inventario es utilizar un sistema que debe constar con pautas, reglas, soportes, criterios, y procedimientos con procesos claros previamente establecidos por los patrones que caracterizan tanto al tipo de empresa, como información que requieren sus líderes y responsables, y que estos obtengan reportes e información que les permitan sustentar la toma de decisiones.

El principal objetivo de la sistematización es el de generar información a tiempo que sirva para algo que probablemente haya leído muchas veces que no es otro que el proceso de “toma de decisiones”. Varios ejemplos se pueden dar dependiendo de la industria, un caso típico de una empresa manufacturera en donde los inventarios en proceso en relación a cantidades, valores monetarios y porcentajes de terminación por diferentes productos, requiere el tener sólidos sistemas que permitan la magia de llevar a cabo el control por ejercicios, períodos y lo que se conoce en el mundo de la inteligencia de negocios como “metadata”.

En el caso de empresas de servicio como segundo ejemplo, los requerimientos son igualmente similares, la rotación de inventarios, el control de los inventarios con un mayor margen de rentabilidad o con el mas bajo margen o sencillamente los inventarios que se consideren obsoletos o como pérdida. Un “sistema apropiado” debe estar en la capacidad de suministrar toda la información para el manejo y gerencia adecuada de todos los requerimientos básicos y avanzados de información.

¿Cuál es la importancia del Inventario?

Los inventarios son activos que posee una entidad para ser vendidos en el desarrollo normal de las operaciones, que se encuentren en proceso de producción con miras a ser transferidos o como materia prima, o consumidos en el proceso de producción o prestación de servicios, esta definición se encuentra en la NIC 2 y NIIF 13 para las pymes, por ello tanto el reconocimiento y medición está vinculado estrictamente con sus costos.

No hay que perder de vista que los inventarios son una relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha determinada y a su vez es un activo corriente el cual representa el valor de la mercancía o producto terminado, que de acuerdo a la naturaleza de la entidad tendrá descripción acorde al rubro que se encuentre en el contexto de la organización y los respectivos requerimientos de revelación.

Tanto en la práctica como en la teoría los inventarios traen dificultad a la contabilidad, ya que es el corazón de la organización.  El inventario está presente en el estado de situación financiera y en el estado de resultados, en este último se agrupa en las partidas de los costos de la mercancía vendida o si fuere el caso el del detalle de los costos de producción, el cual tiene la mayor representación de las cifras.

Administración de los inventarios y almacén

Las operaciones que involucra el control y seguimiento de los inventarios requiere de una administración de fechas, cantidades, recepciones, pedidos, despachos y por ende conocimiento de las existencias, ordenada tanto en unidades como en datos cuantitativos. Como bien Schroeder, R señala (2000; P.391) indica que “La administración de los inventarios se encuentra entre las funciones más importantes de la administración de operaciones porque el inventario requiere gran cantidad de recursos de capital”.

En cuanto al Almacén, Romero (1995 P.213) nos indica que es el lugar donde se deposita o guardan mercancías, repuestos, suministros, etcétera y gozan de una gran importancia.” Es necesario contar con un buen Kardex,  este es un registro de manera organizada que se presenta dentro de un almacén. Para poder hacerlo, es necesario realizar un inventario detallado de todo el material, como cantidad, medidas y costos. No es un secreto que con las tecnologías disponibles actualmente el concepto de “Kardex” ha sido totalmente reemplazado por el de “sistemas inteligentes” que pueden predecir todo tipo de transacciones así como reportar los hechos ocurridos.

Perdidas y diferencias de inventarios

Las pérdidas de inventario pueden ser clasificadas como justificadas y no justificadas. Son justificadas por criterios establecidos y son registradas en el sistema de inventario de acuerdo a un protocolo de autorización, estas deben ser registradas oportunamente para manejar una información confiable de las existencias del almacén. Las pérdidas de inventario no justificadas son situaciones que deberán ser evaluadas para diagnosticar las causas y señalar con evidencias al responsable de ello.

Un personal capacitado a cargo del control de inventario es un factor clave para, controlar y reducir las pérdidas de inventario. Son ellos los responsables, quienes están en la mejor posición para hurtar o prevenir el hurto. Los sistemas, los procesos y las políticas también desempeñan un papel importante, pero no son tan críticos como la gente a la hora de prevenir las pérdidas.

Los planes para reducir las pérdidas de inventario parecen funcionar mejor cuando atacan el problema de forma cabal, vigilando todas sus aristas e involucrando a los empleados en todos los niveles de la organización. Esto incluye los gerentes, coordinadores, analistas administrativos, contables y los miembros del departamento de informática.

Estrategia, monitoreo y control interno

Cuando definimos un plan, o fijamos una posición o perspectiva estamos estructurando una estrategia, ya que fijamos metas y secuencias de acciones coherentes que nos impulsa a realizar actividades para ordenar y asignar recursos que nos llevaran a un fin de manera viable y acorde al entorno en que nos encontremos.

Cuando de forma habitual hacemos evaluación periódica de procesos, actividades y tareas que involucra la valoración de las acciones, tanto de los involucrados como del inventario (unidades y montos), estamos en presencia de un monitoreo, el cual nos permite tener certeza que se están cumpliendo las instrucciones de la dirección.

Ahora bien, el mecanismo que tiene una organización para protegerse de fraudes, contar con datos confiables administrativos, financieros y contables es el control interno en vista que es un proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones bajo la óptica de efectividad, eficiencia y seguridad.

Los 3 conceptos compartidos deberán estar presentes en la gestión, las sincronizaciones de acciones de manera armónica darán buenos resultados.

Estrategias para el control de inventario.

1. Observación, nos permite apreciar lo que el entorno de los almacenes nos presenta. La intención es revisar los procedimientos y corroborar tanto el control interno, el monitoreo y las estrategias de logística que se deben llevar a cabo.
2. Delimitación de actividades, tareas y cargos por procesos ayudará a la sistematización.
3. Instrucción y capacitación al personal, afianzará la cultura de la custodia, control y resguardo.
4. La comunicación constante entre departamentos permite trabajar de forma armónica y sincronizada.
5. Enaltecer el propósito y responsabilidad del control interno.
6. Los almacenes deben contar con orden y limpieza.
7. Realizar tomas físicas estandarizadas, permite que los involucrados cuenten con hábitos para el proceso del cotejo existencia física y sistema.
8. Recuentos cíclicos, es una estrategia que permite al encargado de almacén realizar validación de existencia de forma programada.

9. Estructura los protocolos de autorización de ajuste, corrección de existencias y cobro, asociadas a las diferencias de inventarios.

10. Validar el flujo de registro que se debe procesar en el sistema en concordancia con la documentación que soporta las transacciones el cual evidencia los costos de los bienes que conforma el inventario.

11. El equipo de contabilidad deberá participar en la toma de inventario.   

Contar con un control documental, incentivar a los trabajadores del almacén para que desarrollen capacidades y competencias, es la condición idónea para la comprensión de la importancia del control interno.

Referencias

Bibliografías

• Catacora, Fernando. “Sistema y procedimientos Contable”. (2001) Editorial Mc Graw Hill. Caracas.

• Schroeder, R (2002) Administración de Operaciones. Estrategia y Análisis. Pearson Education Mexico.

• Polimeni R “Contabilidad de Costos” 2001 Editorial Mc Graw Hill. Caracas.

• Romero, A. “El Almacén y sus Ventajas.” (1995) Editorial Panapo: Caracas Venezuela 

• La Norma Internacional de Contabilidad 2 Inventarios (NIC 2)

• Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) para Pequeñas y Medianas Entidades (PYMES) 2009

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