Control Interno en las Pequeñas y Medianas Empresas [PYMES]: ¿mito o necesidad real?

Jesús Enrique Cruz
jesus.cruz@redcontable.com

Presentación

Analizar si el control interno en las Pequeñas y Medianas Empresas [PYMES] es un mito o una necesidad real, se asemeja a un ejercicio de lógica, por ello es de iniciar este escrito, contextualizando este sector en América Latina, considerando  el alto grado de informalidad que presentan, para luego abordar la problemática gerencial y tecnológica, hasta llegar a los efectos del COVID-19 en la estructura de control organizacional.

Contextualización:

Antes del Covid-19, en Latinoamérica, las [PYMES] representaban [privado] el 99% del total de compañías, aportando cerca del 60% del empleo en la región, aunque sólo contribuyen con  una cuarta parte del valor de la producción total. [Vida y Éxito; 2020] es decir un 3,2% de la producción, mientras que en Europa contribuyen 6 veces más (20% del PIB) con similares  niveles de participación de la mano de obra. [OCDE/CAF; 2019].

En la región que comprende América Latina y el Caribe, señala la OCDE/CAF [Ob.Cit] predominan unidades productivas muy pequeñas, de baja productividad y que concentran una elevada proporción del empleo. Las PYMES exhiben escasos encadenamientos con empresas de mayor tamaño y esto limita su adopción de tecnologías y su crecimiento. Dadas estas estadísticas, es de inferir como una peculiaridad que las PYMES en los países de América Latina son generadoras de empleos poco productivos, mientras que en Europa en igualdad de índices de empleo contribuyen seis [06] veces más con la producción.

La informalidad característica de las PYMES

Para Innovaspain [2019], La informalidad, es otro de los grandes retos de la región, al respecto opinan: “Los altos niveles de informalidad están presentes en la mayoría de las economías emergentes pero en la región de América Latina (…) la informalidad es una parte integral de la estructura económica, con amplias implicaciones para el desarrollo económico y social de la región”. Es decir, la informalidad es un problema estructural en las PYMES latinoamericanas, pues la mayor parte de este tipo de empresas que operan en estos países, son microempresas de base familiar, dedicadas principalmente a los sectores de servicios tradicionales y gerenciadas por lo general  por empresarios impulsados por la subsistencia.  De acuerdo a este marco referencial, estas empresas tienen más probabilidades de operar en el sector informal “como respuesta al desempleo y/o para refugiarse de las regulaciones, complejidades y dificultades del mercado laboral informal” Innovaspain, [Ob.Cit]

El estudio de la ODCE/CAF [Ob. Cit] identifican aspectos que llevan a las PYMES operar, total o parcialmente, en la informalidad, principalmente debido a:

1. su baja productividad,
2. la complejidad del marco regulatorio,
3. la escasa percepción de los beneficios de la formalización, y
4. la reducida fiscalización y escasa sanción al incumplimiento.

Siendo estas características de las PYMES en América Latina que denotan una marcada informalidad, es de acentuar como pueden en este entorno, una empresa tener un control interno eficiente, si aun no está formalizada y las condiciones parecen limitaciones estructurales que hacen cuesta arriba la inserción de este tipo de empresas al sector económico formal.

Tecnología y efectos de COVID-19 en las PYMES

El COVID-19 trajo consigo la aceleración de la digitalización,  y está profundizando cambios en la organización de las cadenas globales de valor y los modelos de negocio típico, que empezaban a aparecer ya antes de la crisis. Antes de esta pandemia, a nivel de políticas públicas, se diseñaron políticas buscan transmitir a las PYMES la importancia del conocimiento y la tecnología como herramienta para mejorar la competitividad. Sin embargo, esta situación impone desafíos como es el caso del capital humano requerido para las nuevas tecnologías, en una región con grandes brechas educativas y donde la informalidad y la baja productividad se transmiten, como un virus, de empresa en empresa en las pocas sofisticadas cadenas de valor. Vida y Éxito. [Ob. Cit]

Es de resaltar que la crisis derivada de la pandemia del Covid-19 afectó fuertemente a más del 60% de las micro y pequeñas empresas y cerca de un 51% a las medianas, según la encuesta realizada en 121 países por el Centro de Comercio Internacional (ITC por sus siglas en inglés). Por su parte, la CEPAL estima que los efectos de la pandemia representarán el cierre de 2,7 millones de empresas en América Latina, la mayoría MIPYMES. Vida y Extito [Ob. Cit]

¿Mito o necesidad real del control interno en las PYMES?

Ante este panorama es de analizar el control interno en las PYMES desde la óptica, si es un mito o una necesidad real,  primeramente definir que es un mito, que a juzgar por el Diccionario de la Real Lengua Española DRE [2014] mito es  un “persona o cosa a la que se le atribuyen cualidades o excelencias que no tiene”. Siendo el control interno una estructura de carácter gerencial  creada por el hombre para sus fines organizativos, sería una cosa que sin dudas se le han indilgado cualidades y excelencias que no tienen en la práctica, en su funcionamiento. 

En contraste, la formulación teórica del Control Interno, si exhibe bien definidas y coordinadas estas cualidades y excelencias, solo que ante la acción humana de concertar para violentar el funcionamiento del control interno, es poco lo que pueden hacer los instrumentos de control diseñados, la colusión donde se ponen de acuerdo las personas para contravenir el control establecido, no lo evitan ni lo restringen, las políticas, procedimientos, actividades control,  formalizadas en forma digital o impresa. Lo puede limitar, otra acción humana de monitoreo continuo, de auditoría interna y reporte oportuno.

En este sentido de confrontación entre la formulación teórica y el funcionamiento en la práctica, se puede inferir que el control interno en las PYMES es un mito, al menos en las latinoamericanas dado su alto nivel de informalidad, escasa productividad y exceso de empleo. 

Aunque estas mismas razones hacen que el control Interno  sea una necesidad real, si se define esta como “carencia de las cosas que son menester para la conservación de la vida”. DRAE [Ob . Cit] en este caso la vida de la organización, que en este tipo de empresas es muy efímera, pues, su ciclo de vida es inferior al de las pymes de otras regiones. De hecho, solamente el 45% de las PYMES latinoamericanas sobreviven más de dos años, frente al 80% de las europeas, indica CEOE Empresas Españolas [2018].

Expone KPMG, [2013] que en el caso de México, aproximadamente 70% de los negocios que se inician no llegan al tercer año de vida. La aniquilación de estas empresas  se explica generalmente por la falta de un plan de negocios, una estructura de control ineficiente flexible, y la falta de alineación a la estrategia de empleados o directivos.

Sin dudas un plan de negocios, una estructura de control y la alineación de estrategias son pilares de un buen sistema de Control Interno, precisamente son estas las carencias de la mayoría de las PYMES mexicanas que marcan su destino, desaparecer a corto plazo.

La incorporación de tecnologías a las PYMES y nuevos riesgos

Insertos en este marco conceptual cabe analizar la incorporación de tecnologías a las PYMES y su efectos en el Control Interno, pues las herramientas que ofrece el avance tecnológico es de valiosa ayuda para lograr efectividad y eficacia en las operaciones al reducir costo y tiempo, puede contribuir a la confiabilidad de la información financiera al disminuir los márgenes de error en el registro, procesamiento y resumen de las transacciones.  De allí que fortalecer los controles claves en las PYMES es una necesidad real al considerar el estudio de Sallem, Nasir, Nori y Kassim (2017) quienes indican:

“que los problemas de las PyME se deben a la falta de conocimiento en contabilidad y a su registro de acuerdo con las regulaciones legales y sus estándares, y también a que dichas empresas carecen de tecnología adecuada de acuerdo a los cambios que se han dado en las actividades comerciales y recursos financieros limitados”

La tecnología per se, es un beneficio para toda organización, solo que también trae riesgos, considerando que este es un rasgo inherente a la actividad empresarial, correspondiendo al ámbito tecnológico, entre otros, según ENETIC. [2020] 

Incorporar tecnologías a las PYMES requieren que estas adapten sus estructuras de control interno a modo que puedan identificar y valorar los riesgos oportunamente, por lo cual se convierte en una necesidad real dado el impulso y auge de las tecnologías de información y sus beneficios para todo tipo de organización.

Efectos del COVID-19 en el Control Interno

La pandemia como señala Oneto, A. [2020], no respeta fronteras, afecta tanto la salud de las personas como de las empresas y cuando una crisis de carácter global toca la puerta de las mismas, su estructura de gobierno corporativo se pone a prueba como herramienta para gestionar riesgos y salir adelante. Al respecto opina Pérez, Y. [2020], a raíz de la COVID-19 muchas empresas han puesto el foco en las amenazas externas para luchar por mantener su viabilidad, relajando la atención en el control interno y paradójicamente incrementando el riesgo en áreas críticas como el fraude, el cumplimiento normativo y los sistemas de reporte internos.

Estas áreas críticas se ven afectadas por la rapidez en la toma de decisiones que exige la crisis sanitaria, generando entre otros efectos,  el descuido o relajamiento de controles claves vinculados a los sistemas de acceso, segregación de funciones,  niveles de autorización, protección física de activos o la supervisión de la gestión de excepciones o valores atípicos. Esto supone un mayor riesgo en las áreas mencionadas.

A modo de Conclusión:

En toda organización es necesario contar con un buen sistema de control interno, en el caso de las PYMES es una necesidad real dadas todas las peculiaridades descritas en este articulo, la manera de estructurar los controles claves para garantizar su continuidad como negocio en marcha, es decir consolidar su ciclo de vida, darle formalidad y legalidad a su creación y constitución, lograr eficiencia en su operatividad y funcionamiento, incorporar adecuadamente tecnología en sus procesos y adaptarse a la nueva normalidad post-COVID 19, pueden contribuir a la productividad de este tipo de empresas en Latinoamérica, pero hay que dejar a un costado los mitos y ponerse a trabajar con énfasis,  para hacerlas competitivas y exitosas, lo cual involucra políticas públicas, gubernamentales, empresariales y estructuras endógenas de control.

REFERENCIAS

CEOE Empresas Españolas Mipyme Iberoamericana. [2018]. Las MIPYMES generan el 28% del PIB en Latinoamérica pero carecen aún del impulso necesario. Disponible en:   https://www.ceoe.es/es/contenido/actualidad/noticias/las-mipymes-generan-el-28-del-pib-en-latinoamerica-pero-carecen-aun-del-impulso-necesario#:~:text=Mipyme%20Iberoamericana-

DRE. REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. [2014]. Diccionario de la lengua española, 23.ª ed., [versión 23.3 en línea]. <https://dle.rae.es> [Fecha de la consulta: 22 de Noviembre 2020].

ENETIC. [2020].6 riesgos empresariales graves que se evitan con la implantación del entorno tecnológico adecuado. Disponible en: https://enetic.es/actualidad/riesgos-empresariales-evitables-con-entorno-tecnologico-adecuado/

Innovaspain. [2019]. La informalidad y la baja productividad: los grandes retos de las pymes en Latinoamérica. Disponible en: https://www.innovaspain.com/la-informalidad-y-la-baja-productividad-los-grandes-retos-de-las-pymes-en-latinoamerica/

KPMG (2013). Empresas Familiares en México: El desafío de crecer, madurar y permanecer [archivo PDF]. Recuperado de: http://www.kpmg.com/MX/es/PublishingImages/ E-mails externos/2013/CONFERENCIA_DE_PRENSA/EMPRESAS_FAMILIARES/Empresas%20familiares_130913.pdf

OCDE/CAF. [2019]. AMÉRICA LATINA Y EL CARIBE. Índice de Políticas PYME: América Latina y el Caribe 2019 Políticas para PYMEs competitivas en la Alianza del Pacífico y países participantes de América del Sur. Disponible en: https://www.oecd.org/latin-america/Indice-Politicas-PYME-LAC-Mensajes-Principales.pdf

Oneto, A. (2020) COVID-19: Continuidad del negocio, gestión de crisis y gobierno corporativo. Caracas: CAF. Retrievedfrom. Disponible en: http://scioteca.caf.com/handle/123456789/1596

Pérez Y. [2020].Control interno post COVID-19: prevenir antes que curar. KPMG Tendencias. Disponible en: https://www.tendencias.kpmg.es/2020/06/control-interno-post-covid-19/

Sallem, N. R. M., Nasir, N. E. M., Nori, W. M. N. W. M., & Kassim, C. K. H. C. K. (2017). Small and medium enterprises: Critical problems and possible solutions. International Business Management, 11(1), 47-52.

Vida y Éxito. [2020]. Los desafíos de las PYMES latinoamericanas en la nueva economía. Disponible en: https://www.vidayexito.net/negocios/los-desafios-de-las-pymes-latinoamericanas-en-la-nueva-economia/

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